Documenti scolastici: per quanto tempo devono essere conservate le verifiche?

Elisa – Il DPR n. 275/1999 ha conferito alle istituzioni scolastiche personalità giuridica, le istituzioni scolastiche hanno quindi acquisito i medesimi obblighi di tutti gli enti pubblici, che sono previsti dal dlgs n. 490/1999, ivi compreso l’obbligo di conservare per 5 anni la documentazione scritta degli atti amministrativi. Domanda:  le verifiche scritte degli allievi sono assimilabili a tale documentazione?

Paolo  Pizzo – Gentilissima Elisa,

è utile premettere che le verifiche sottoposte agli allievi costituiscono una “prova” ai fini della valutazione intermedia e finale degli stessi e di conseguenza sono degli atti amministrativi endoprocedimentali.

Ciò discende in linea generale dall’art. 79 del R.D. 653/1925 che dispone: “I voti si assegnano, su proposta dei singoli professori, in base ad un giudizio brevemente motivato desunto da un congruo numero di interrogazioni e di esercizi scritti, grafici o pratici fatti in casa o a scuola, corretti e classificati durante il trimestre o durante l’ultimo periodo delle lezioni ”.

Detto questo, la scuola, come ente pubblico, rientra nella normativa da te puntualmente citata nel quesito anche se per essa non esiste nessun tipo di documento che debba essere conservato per 5 anni come da te indicato.

Sull’argomento si sono espresse la circolare del Ministero per i beni e le attività culturali n. 45 del 19 dicembre 2005; la Circolare dell’UST di Bologna del 12 febbraio 2008 e la Circolare dell’USR Piemonte 277/2007.

In sintesi e in riferimento al quesito posto:

  • Tutti gli archivi delle Istituzioni scolastiche sono soggetti alla vigilanza (art. 40 comma 3 T.U. n. 490/1999 cit.) della Soprintendenza archivistica competente per territorio, la quale in tale ambito svolge funzione di consulenza tecnica.
  • Gli altri principali obblighi in tema di archivi delle Istituzioni scolastiche sono da ricercarsi nei seguenti testi normativi: la Legge n. 241/1999 (trasparenza amministrativa), la Legge n. 675/1996 ( tutela della “privacy”, integrata dal D.L.vo n. 281/1999) ed il D.P.R. 28/12/2000,n. 445 (testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa).
  • Quest’Ultimo provvedimento contiene prescrizioni sulla registrazione di protocollo (art. 53) e sulla classificazione (art.64), nonché l’obbligo per ogni pubblica amministrazione di istituire, entro il 2 Gennaio 2004, un “ servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” (art. 61 comma 1).
  • Nessun documento d’archivio di Ente pubblico può essere scartato (distrutto) senza autorizzazione della Soprintendenza archivistica (art. 21 comma 5 del T.U. n. 490/1999).
  • Lo scarto di documenti d’archivio può essere proposto quando si verificano due condizioni: l’esaurimento dell’utilità giuridico-amministrativa e la mancanza di apprezzabile interesse come fonte storica.

Conservazione delle verifiche:

  • Gli elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche (esclusi quelli prodotti per gli esami di Stato) devono essere conservati almeno un anno e un campione un anno ogni 10. (in questo caso si suggerisce per omogeneità di non scartare i documenti relativi agli anni scolastici terminanti in 7/8, es. 67/68,77/78 etc).
  • Gli elaborati delle prove scritte, grafiche pratiche prodotti per gli esami di Stato hanno una conservazione illimitata
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