Verbale del Consiglio di Istituto: lettura e approvazione

Linda – Sono una docente di scuola primaria neo-eletta nel Consiglio di Circolo e sono stata individuata come segretaria verbalista. Vorrei chiedere se la verbalista, appunto, è tenuta a sottoporre il verbale in bozza al presidente e/o al Dirigente Scolastico per ottenerne l’approvazione. Tale modalità di lavoro mi è stata espressamente richiesta dalla Dirigente. Grazie.

Paolo Pizzo – Gentilissima Linda,

premesso che non esiste una normativa specifica sulla stesura dei verbali degli organi collegiali, ribadiamo quanto abbiamo ampiamente detto per i verbali del consiglio di classe.

Il verbale è il documento che attesta l’iter attraverso il quale si è formata la volontà degli Organi Collegiali all’interno dell’istituzione scolastica.

E’ il documento più importante e va redatto in modo dettagliato e scrupoloso in quanto è l’unico documento che fa fede dello svolgimento dell’adunanza e delle deliberazioni assunte dall’Organo Collegiale.

Il processo verbale si compone di tre parti:

1.La “formale”, con la quale si dà conto dell’adempimento delle prescrizioni dirette ad assicurare la legalità dell’assemblea e delle sue deliberazioni;
2. La “espositiva”, nella quale si compendiano i discorsi tenuti nella riunione e costituenti la motivazione della deliberazione;
3. La “delibera”, ovvero la decisione assunta sugli argomenti sottoposti al suo esame (ai sensi dell’art. 37 , comma 3 del T.U. 297/1994 “le deliberazioni sono adottate a maggioranza assoluta dei voti validamente espressi, salvo che disposizioni speciali prescrivano diversamente).

L’art. 300 del T.U. del 1915 affermava:

“I processi verbali delle deliberazioni sono estesi dal segretario; debbono indicare i punti principali delle discussioni ed il numero dei voti resi pro e contro ogni proposta. Sono letti all’adunanza e dalla medesima approvati”.

Secondo tali precisazioni il verbale andrebbe letto, approvato e sottoscritto (nel nostro caso dal presidente e dal segretario del CdI) al termine della seduta alla quale il verbale si riferisce. Sappiamo però bene che ciò non avviene quasi mai soprattutto per ragioni di tempo e di “scrittura” (di solito il verbale è sempre sotto forma di “appunti” o “bozza” che poi vengono sviluppati in “bella”).

È quindi ormai prassi consolidata e pacifica che il primo punto all’ordine del giorno della seduta successiva sia “lettura ed approvazione del verbale della seduta precedente”.

Il verbale verrà quindi letto alla seduta successiva e l’organo collegiale lo approverà (sarà la prova che quanto è stato letto corrisponde a quanto effettivamente si è discusso e deliberato).

Pertanto, per rispondere al tuo quesito io parto da un principio: l’approvazione del verbale non è del solo presidente del CdI e/o del solo dirigente, quindi nella tua domanda c’è già un vizio di sostanza: non devi avere la “loro” approvazione e quindi per me ciò che ti è stato chiesto è un passo non obbligato e comunque inutile ai fini delle deliberazioni assunte. A  meno che, ovviamente, non si tratti di concordare delle forme che siano più adeguate alla stesura del verbale stesso ma che in ogni caso non possono e non devono cambiare di una virgola la volontà dell’organo collegiale che si è pronunciata nella seduta.

In ultimo, ricordo la sentenza n. 6208/01 del Consiglio di Stato che ha affermato:

“l’esistenza giuridica di una deliberazione collegiale è riconducibile alla sola manifestazione di volontà dell’organo, indipendentemente dalla verbalizzazione della stessa; sono, infatti, due momenti distinti la manifestazione di volontà, che costituisce il contenuto della deliberazione, e la verbalizzazione che riproduce e documenta tale manifestazione attestandone l’esistenza, ma che, sebbene necessaria, non è determinante per la formazione della volontà dell’organo collegiale.

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