Conservazione e scarto di atti e di documenti

DSGA – ti scrive un DSGA al 1° anno di servizio presso l’attuale istituzione scolastica. A seguito richieste varie, pervenute a questo Istituto, di accesso ai documenti amministrativi, ai sensi della L. N. 241/90, è emerso che manca agli atti della Scuola, la documentazione richiesta, in quanto questo Istituto, nel corso degli anni scorsi, ha subito atti vandalici vari, furti e incendi, così come si evince dai verbali redatti all’occasione. Purtroppo, dall’esame di tali verbali, manca la descrizione dettagliata degli atti sottratti o andati distrutti, né risultano depositati i verbali dello scarto d’archivio. Quale comportamento dovrà assumere la Scuola in questi casi?

FP – Gentile Dsga,

approfitto della sua richiesta,  per cercare di fare un pò di chiarezza sulla tematica della conservazione e scarto di atti e di documenti.

In primis,  mi preme sottolineare quanto segue:
ogni scuola deve rispettare gli stessi precetti, in termini di conservazione e scarto di atti, di tutti gli Enti pubblici.
I riferimenti normativi sono:
– D.lvo n. 490 del 29/10/1999 (trasparenza amministrativa);
– L. 675/1996 (tutela della privacy);
– DPR 445 del 28/12/2000 (testo unico in materia di documentazione amministrativa).
L’ obiettivo principale della conservazione di documenti è  quello di tutelare i diritti:
1) della scuola;
2) di tutto il personale della scuola;
3) degli alunni;
4) di chiunque abbia a che fare con la stessa istituzione scolastica.

E’ bene precisare, che nessun documento, può essere scartato/distrutto previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica.
Ogni proposta di scarto deve essere adeguatamente motivata, ponendo attenzione ad elencare con estrema precisione ciò che si intende “scartare”.
L’elenco dei documenti oggetto di scarto, deve tassativamente, almeno, contenere le seguenti informazioni:
– descrizione della tipologia di documento;
– periodo di riferimento;
– quantità del materiale (esempio il numero dei faldoni, il numero dei pacchi, delle cartelline….);
– motivi della proposta di scarto.

Nella fattispecie, quanto appena detto, non è stato adeguatamente svolto dai colleghi della suola.
Pertanto, accertato che la mancanza dei documenti sia dovuta agli eventi vandalici,  ai furti o agli incendi che si sono succeduti negli anni, si consiglia di fare una proposta di scarto “ora per allora” (secondo i principi di cui sopra) , per cercare di eliminare, tutti quei documenti che non sono più presenti negli archivi della scuola, tra cui l’atto amministrativo richiesto.

 

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